Weekly News

Alex Eleveld: Op lokaal niveau vallen enkele honderden facturen per jaar te overzien. Om 40.000 papieren facturen in goede banen te leiden, heb je minstens drie of vier fte’s nodig. FINANCE

Dierenbescherming verhoogt efficiëntie door digitale facturatie

De Dierenbescherming is al flink wat jaren bezig om de organisatie bij de tijd te brengen. Tien jaar geleden bestond de Dierenbescherming uit een landelijke organisatie en ruim tachtig autonome, lokale afdelingen. Toen dat door reorganisaties was omgevormd tot een centraal aangestuurde vereniging was het een mooi moment om een overstap te maken naar digitale facturatie.

‘Het controleren van de juiste bedragen moet logischerwijs op lokaal niveau gebeuren’

Vrijwel iedereen in Nederland heeft associaties bij de inspanningen van de Dierenbescherming. Minder bekend zijn de specifieke activiteiten. De organisatie manifesteert zich namelijk niet alleen met inspecties om het dierenwelzijn te beschermen, maar kent bijvoorbeeld ook een wijdvertakt netwerk aan dierenambulances en asielen. Tien jaar geleden was er een lappendeken aan lokale activiteiten. “Al die lokale afdelingen kenden ook hun eigen financiële verantwoordelijkheid. En dat betekende ook dat er per afdeling administratie werd gevoerd en er factuurafhandeling plaatsvond”, vertelt Alex Eleveld, teamleider ICT bij de Dierenbescherming.


Het centraliseren van activiteiten betekende ook dat de stroom aan facturen voortaan op het hoofdkantoor terecht zou komen. Omgerekend kwam dat neer op 30.000 tot 40.000 facturen per jaar. Daarbij valt te denken aan een gasrekening voor een lokaal asiel of een garagerekening voor een wagen van de dierenambulance.


Als de organisatie had vastgehouden aan papieren facturatie, dan was dat onherroepelijk uitgedraaid op een behoorlijk debacle. Alex Eleveld: “Op lokaal niveau vallen enkele honderden facturen per jaar te overzien. Om 40.000 papieren facturen in goede banen te leiden, heb je minstens drie of vier fte’s nodig. Dat is een behoorlijke kostenpost, nog afgezien van de foutkans die papier met zich meebrengt.”


Vandaar ook dat de Dierenbescherming bij het centraliseren van de activiteiten tegelijkertijd besloot om het facturatieproces te digitaliseren. Bovendien, wat daarbij ook een rol speelde: de organisatie houdt zich bezig met het welzijn van dieren en bewustwording daarvan in de samenleving. Een lange stroom papieren facturen die wachten op goedkeuring valt daarmee eigenlijk niet te rijmen, vindt Alex Eleveld.


“Wat nu gebeurt, is dat de digitale factuur die binnenkomt de workflow op gang brengt. Door gebruik van software wordt een groot deel van de gegevens automatisch ingevuld. Het proces stuurt zichzelf als het ware aan. Op het moment dat je een grootboekrekening invult, is er altijd iemand aan gekoppeld die daarvoor goedkeuring moet geven”, vertelt de teamleider ICT.


Dat die lokale verantwoordelijkheid nog bestaat, legt hij uit, is omdat op centraal niveau niet gecontroleerd kan worden of bijvoorbeeld de gasrekening voor een lokaal asiel daadwerkelijk klopt. “Het controleren van de juiste bedragen moet logischerwijs op lokaal niveau gebeuren.”


Dat de Dierenbescherming heeft gekozen voor deze digitale aanpak, heeft vooral te maken met de keuze voor ontzorging. Iedere partij die als leverancier van de organisatie optreedt, is gevraagd om de facturen voortaan digitaal te zenden. Af en toe dwarrelt er nog wel eens een papieren rekening binnen, maar die wordt bij binnenkomst dan direct ingescand.


En toch, 30 tot 40.000 facturen op jaarbasis. Ook al gaat het grotendeels om digitale facturatie, dat blijft niettemin een behoorlijk volume. “Valt mee”, reageert Alex Eleveld. Dit volume is in ieder geval prima behapbaar. “Omdat het proces de factuur direct linkt aan de verantwoordelijke medewerker, wordt de factuurstroom verdeeld over de volledige organisatie. Verantwoordelijke functionarissen krijgen van doen met enkele honderden facturen per jaar. En dat is prima te doen.”

Feit

Dat de Dierenbescherming met al zijn onderafdelingen ging reorganiseren, was puur noodzakelijk. De overhead werd simpelweg te duur. Op den duur viel dat ook niet meer uit te leggen aan de leden en donateurs. Als niet zou worden ingegrepen, was een bezuinigingsoperatie niet uitgesloten. Daarmee zou ook de hulp aan dieren in gevaar komen. En dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn.

Delen

Journalist

Hugo Schrameyer

Related articles