Weekly News

Volledig overgaan op digitale facturatie? Xtandit helpt!

De Dierenbescherming is al flink wat jaren bezig om de organisatie bij de tijd te brengen. Tien jaar geleden bestond de Dierenbescherming uit een landelijke organisatie en ruim tachtig autonome, lokale afdelingen. Nu dat door reorganisaties is omgevormd tot een centraal aangestuurde vereniging was dat een mooi moment om een overstap te maken naar digitale facturatie. 

 

Samenwerking met Xtandit

Samen met Xtandit ging Eleveld daarom op zoek naar mogelijkheden om een einde te maken aan deze situatie en meer grip te krijgen op het proces. Voor de Dierenbescherming bleek het digitaliseren van de factuurstomen en het gebruik van automatische workflows de juiste keuze.


Vrijwel iedereen in Nederland heeft associaties bij de inspanningen van de Dierenbescherming. Minder bekend zijn de specifieke activiteiten. De organisatie manifesteert zich namelijk niet alleen met inspecties om het dierenwelzijn te beschermen, maar kent bijvoorbeeld ook een wijdvertakt netwerk aan dierenambulances en asielen. Tien jaar geleden was er een lappendeken aan lokale activiteiten. “Al die lokale afdelingen kenden ook hun eigen financiële verantwoordelijkheid. En dat betekende ook dat er per afdeling administratie werd gevoerd en er factuurafhandeling plaatsvond”, vertelt Alex Eleveld, teamleider ICT bij de Dierenbescherming.


Hoe heeft Xtandit de Dierenbescherming verder geholpen?

Het centraliseren van activiteiten betekende ook dat de stroom aan facturen voortaan op het hoofdkantoor terecht zou komen. Omgerekend komt dat neer op 30.000 tot 40.000 facturen per jaar. Daarnaast wil De Dierenbescherming zich zoveel mogelijk bezighouden met het beschermen van dieren, daar bestaat de stichting immers voor. Het is daarom belangrijk dat er niet onnodig tijd en geld verloren gaat aan bijvoorbeeld administratieve taken. “Wat nu gebeurt, is dat de digitale factuur die binnenkomt de workflow op gang brengt. Door gebruik van software wordt een groot deel van de gegevens automatisch ingevuld. Het proces stuurt zich als het ware zelf aan. Op het moment dat je een grootboekrekening invult, is er altijd iemand aan gekoppeld die daarvoor goedkeuring moet geven”, vertelt de teamleider ICT.


Voordelen Digitale factuurverwerking

De meeste facturen komen digitaal binnen bij de Dierenbescherming. “De papieren facturen die we soms krijgen, scannen we direct bij binnenkomst in”, vertelt Eleveld. “Vanaf dat moment start de workflow. De software vult al een groot deel van de gegevens in, zodat we dit niet zelf hoeven te doen.” 


Hoe verliep de begeleiding van Xtandit hierin?

De Dierenbescherming is tevreden over de samenwerking. Xtandit heeft de organisatie geholpen bij de keuze voor een geschikte software tool, onder andere door een heel duidelijk functioneel ontwerp te maken waarin alle wensen en eisen van de organisatie meegenomen waren. Dat gaf goed inzicht in hoe het pakket zou werken en wat het de Dierenbescherming zou kunnen bieden. De Dierenbescherming is erg tevreden over de mogelijkheden van het pakket. 


Ontzorgen

Dat de Dierenbescherming heeft gekozen voor de digitale aanpak van Xtandit heeft vooral te maken met de keuze voor ontzorging. Iedere partij die als leverancier van de organisatie optreedt, is gevraagd om de facturen voortaan digitaal te zenden. Af en toe dwarrelt er nog wel eens een papieren rekening binnen, maar die wordt bij binnenkomst dan direct ingescand. 

En toch, 30 tot 40.000 facturen op jaarbasis. Ook al gaat het veruit grotendeels om digitale facturatie, dat blijft niettemin een behoorlijk volume. Valt mee, reageert Alex Eleveld. Dit volume is in ieder geval prima behapbaar. “Omdat het proces de factuur direct linkt aan de verantwoordelijke medewerker, wordt de factuurstroom verdeeld over de volledige organisatie. Verantwoordelijke functionarissen krijgen van doen met enkele honderden facturen per jaar. En dat is prima te doen.”


Ook klaar voor de digitalisering van uw factuurstromen?

Heeft uw financiële afdeling te weinig controle over de handmatige verwerking van binnenkomende facturen? Raken facturen kwijt, worden ze te laat betaald en duurt het proces erg lang? Dan kan dit e-book u aan de hand van 11 vragen helpen bepalen of overstappen op digitale factuurverwerking de investering waard is voor uw organisatie.



Feit

Download 't e-book

 

Delen

Journalist

Related articles